Głównym i najczęstszym powodem utraty danych jest czynnik ludzki - błąd administratora systemu lub najczęściej niezamierzone działania osoby niepowołanej.
Do innych przyczyn utraty danych możemy zaliczyć:
W każdym przypadku utrata danych powoduje spory problem dla firmy, który może wiązać się z niekorzystnymi skutkami:
Każdy system informatyczny służy do przetwarzania danych. Dane są wprowadzane do systemu, są w nim przetwarzane, na podstawie danych generowane są kolejne dane i tak bez końca. Bez danych system informatyczny staje się bezużyteczny.
Aby zapewnić bezpieczne i stabilne działanie systemu informatycznego należy zadbać o odpowiednie polityki bezpieczeństwa danych.
Wdrożenie profesjonalnego systemu backupowego stanowi podstawowy i bardzo skuteczny element bezpieczeństwa danych.
Dzięki temu w znacznym stopniu skracamy czas potrzebny na zabezpieczenie (backup) oraz odzyskiwanie (restore) danych.
Terminy „backup” i „archiwizacja” dotyczą zupełnie różnych od siebie czynności a używanie obydwu terminów zamiennie, jest błędne.
Backup polega na stworzeniu kopii bezpieczeństwa zawierającej najważniejsze pliki. Zazwyczaj obejmuje system operacyjny oraz najważniejsze aplikacje. Dzięki takiej kopii możliwe jest odtworzenie tych danych w sytuacji ich uszkodzenia, zniszczenia lub wystąpienia awarii nośnika, na którym się znajdują.
Obecnie dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym wykonywanie kopii bezpieczeństwa odbywa się w całkowicie zautomatyzowany sposób, nie zakłócając pracy komputerów oraz bez ryzyka popełnienia błędu z winy człowieka.
Ważną kwestią jest aby zbackupowane dane znajdowały się na innych nośnikach, niż oryginalne – np. na fizycznych nośnikach zewnętrznych lub w chmurze.
Archiwizacja danych nie polega na ich kopiowaniu, ale przenoszeniu na inny nośnik, zazwyczaj wolniejszy. Dane podlegające archiwizacji są zazwyczaj rzadko przetwarzane, które niepotrzebnie zajmują przestrzeń na dyskach. Do takich danych możemy zaliczyć faktury, raporty, sprawozdania, zdezaktualizowane bazy danych itp.
Archiwizowane dane przenoszone są na bezpieczne, wolniejsze, ale tańsze i bardziej wytrzymałe nośniki, na których są odpowiednio katalogowane.
Zarchiwizowane dane również mogą podlegać backupowi.